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      • Onboarding & Datenmanagement

      Onboarding

      Jede neue Organisation durchläuft denselben Onboarding-Flow, um saubere Daten, konsistente Finanzberichte und verlässliche Analysen sicherzustellen.
      Dieses Setup ist verpflichtend und in wenigen Minuten abgeschlossen.

      TL;DR
      Saldenliste hochladen, Finanzberichte strukturieren, Konten zuordnen – in unter 10 Minuten startklar.

      1. Daten hochladen

      Upload-Schritt mit Saldenlisten-Upload und unterstützten Formaten

      Was Sie tun

      • Upload Ihrer Saldenliste in einem unterstützten Format
      • Festlegen von Unternehmensname, Geschäftsjahresende, Branche und Währung

      Warum das wichtig ist

      • Standardisierte Imports vermeiden Format- und Strukturprobleme
      • Klare Vorgaben sorgen für korrekte Exporte und saubere Daten

      Formate & Inputs

      • Weitere Inputformate und Integrationen werden laufend ergänzt
      • Der Onboarding-Flow bleibt für alle zukünftigen Uploads identisch

      Validierung

      • Nicht unterstützte Formate lösen eine eindeutige Fehlermeldung aus
      • Der nächste Schritt ist erst möglich, wenn eine gültige Saldenliste erkannt wurde

      2. Finanzberichte gestalten

      Editor für Finanzbericht-Design mit Drag-and-Drop-Hierarchie

      Was Sie tun

      • Strukturierung von GuV, Bilanz und Cashflow
      • Hinzufügen und Anordnen von Totals, Subtotals, Level-1- und Level-2-Positionen per Drag & Drop
      • Nutzung von Templates oder Erweiterung der vordefinierten Struktur

      Warum das wichtig ist

      • Reporting folgt Ihrer Geschäftslogik – nicht dem Kontenplan
      • Eine einheitliche Struktur ist Voraussetzung für saubere Analyse, Planung und Multi-Entity-Reporting

      Level-2-Positionen und Kontogruppen können später weiter verfeinert werden.
      Ziel dieses Schritts ist eine stabile und konsistente Grundstruktur.

      Vordefinierte Level-1-Positionen

      Level-1-Positionen sind vordefiniert, um eine konsistente finanzielle Logik und verlässliche Auswertungen sicherzustellen.
      Diese Positionen können nicht entfernt werden.

      GuV

      • Umsatzerlöse
      • Sonstige Betriebsleistung
      • Direkte Kosten
      • Betriebliche Aufwendungen
      • Sonstige betriebliche Erträge
      • Abschreibungen
      • Nettozinsen
      • Sonstige Erträge / Verluste
      • Nicht wiederkehrende Positionen
      • Steuern

      Bilanz

      • Anlagevermögen
      • Vorräte
      • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
      • Sonstige Vermögenswerte
      • Kasse
      • Eigenkapital
      • Rückstellungen
      • Finanzverbindlichkeiten
      • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
      • Erhaltene Anzahlungen
      • Sonstige Verbindlichkeiten

      Level-2-Positionen und Kontogruppen sind innerhalb dieser Struktur frei konfigurierbar.

      Automatische Logik & fixe Positionen

      Bestimmte Positionen enthalten integrierte Logik, um konsistente finanzielle Berechnungen sicherzustellen.

      • Level-2-Positionen unter Anlagevermögen erzeugen automatisch Investitions-, Abschreibungs- und Cashflow-Positionen
      • Positionen unter EBITDA befüllen automatisch „Sonstige Cashflows“

      Fixe (nicht editierbare) Positionen

      • EBITDA
      • Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag
      • Bilanzsumme
      • Eigenkapital & Verbindlichkeiten gesamt
      • Kasse
      • Gewinnvortrag / Verlustvortrag
      • Nicht kategorisiert (Platzhalter für nicht zugeordnete Konten)

      3. Konten zuordnen

      Kontenzuordnung mit Drag-and-Drop und Warnhinweisen

      Was Sie tun

      • Zuordnung der Saldenlistenkonten zu Level-2-Positionen
      • Anlegen von Kontogruppen als zusätzliche strukturelle Ebene zwischen Level 2 und Einzelkonten
      • Prüfung und Anpassung automatisch zugeordneter Konten
      • Kennzeichnung von Net-Debt- und Intercompany-Konten
      • Aufteilung von Soll/Haben bei Bedarf (z. B. negative Forderungen als Verbindlichkeiten)

      Warum das wichtig ist

      • Automatische Zuordnung reduziert den Setup-Aufwand erheblich
      • Warnsymbole zeigen neue oder nicht zugeordnete Konten sofort an
      • Saubere Struktur ist Voraussetzung für Analyse, Planung und Konsolidierung

      Kontogruppen

      Kontogruppen bilden eine strukturelle Ebene zwischen Level-2-Positionen und Einzelkonten.

      Sie dienen:

      • der besseren Gruppierung
      • der sauberen Analyse
      • als Treiber in der Planung

      Kontogruppen werden konsistent in Finanzen, Analyse und Planung verwendet.

      Automapping & neue Uploads

      • Standardkontenrahmen werden automatisch zugeordnet
      • Bei bereits zugeordneten Unternehmen werden neue oder unbekannte Konten aus weiteren Uploads automatisch unter Nicht kategorisiert abgelegt
      • So können neue Konten sofort identifiziert und korrekt zugeordnet werden, ohne bestehende Zuordnungen zu verändern
      • Der Umfang des Automappings wird laufend erweitert

      Datenmanagement

      Der Bereich Datenmanagement dient der Verwaltung von Strukturen und Unternehmensdaten nach dem Onboarding.

      Er trennt klar zwischen:

      • Organisationsdaten – gemeinsame Finanzbericht-Struktur
      • Unternehmensdaten – Uploads, Zuordnungen und Finanzwerte je Gesellschaft

      Organisationsdaten

      Änderungen in diesem Bereich wirken sich auf alle Unternehmen der Organisation aus.

      Was Sie tun

      • Pflege der gemeinsamen Finanzbericht-Struktur
      • Sicherstellung konsistenter Totals, Subtotals sowie Level-1- und Level-2-Positionen

      Entwürfe, Auswirkungen & Veröffentlichung

      • Alle Änderungen werden als Entwurf gespeichert
      • Die Auswirkungen von Strukturänderungen können vor der Veröffentlichung geprüft werden
      • Mit Bestätigen werden die Änderungen organisationsweit übernommen

      Das Bestätigen einer Finanzbericht-Struktur ist nicht reversibel.

      Übersetzungen

      • Positionen werden in der in den Benutzereinstellungen definierten Sprache gespeichert
      • Standardpositionen werden automatisch übersetzt
      • Nicht übersetzte benutzerdefinierte Positionen sind mit 🌍︎ gekennzeichnet
      • Zur Übersetzung benutzerdefinierter Positionen: Sprache wechseln und das Finanzbericht-Design anpassen

      Unternehmensdaten

      Unternehmensdaten wirken sich nur auf die ausgewählte Gesellschaft aus.

      Sie bieten eine zentrale Übersicht über alle Unternehmen und deren Datenstatus.

      Unternehmensübersicht

      Pro Unternehmen sehen Sie auf einen Blick:

      • Letzter Upload / Sync – Zeitpunkt der letzten Aktualisierung
      • Hochgeladener Zeitraum – verfügbare Perioden
      • Zuordnungsstatus – ob nicht zugeordnete Konten vorhanden sind

      ⚠️ Ein Warnsymbol kennzeichnet Unternehmen mit nicht zugeordneten Konten.

      1. Daten hochladen

      • Upload oder Sync von Saldenlisten jederzeit möglich
      • Neue Uploads überschreiben bestehende Finanzwerte
      • Der Prozess entspricht dem Onboarding
      • Weitere Inputformate und Integrationen werden laufend ergänzt

      Prüfung vor Bestätigung

      • Die Auswirkungen der überschriebenen Daten werden vorab angezeigt

      Das Bestätigen eines Überschreibens ist nicht reversibel.

      2. Zuordnung

      • Öffnen von Zuordnung zur Bearbeitung im Entwurfsmodus
      • Gleiche Funktionalität wie im Onboarding
      • Konten aus neuen Uploads werden immer unter Nicht kategorisiert abgelegt
      • Neue Konten müssen explizit geprüft und zugeordnet werden
      • ⚠️-Filter hilft beim schnellen Auffinden nicht zugeordneter Konten
      • Änderungen können bestätigt oder verworfen werden

      3. Daten löschen

      • Daten löschen entfernt Finanzwerte
        ab dem zuletzt hochgeladenen Monat
      • Gedacht für Korrekturen und erneute Uploads

      Prüfung vor Bestätigung

      • Die Auswirkungen der gelöschten Daten werden vorab angezeigt

      Das Löschen von Daten ist nicht reversibel.

      • Finanzbericht-Strukturen bleiben immer erhalten
      • Kontenzuordnungen werden nur dann entfernt, wenn alle Unternehmensdaten gelöscht werden

      Warum das wichtig ist

      • Volle Transparenz über den Datenstatus aller Unternehmen
      • Sichere Korrekturen mit klarer Vorschau
      • Volle Kontrolle über Uploads, Zuordnungen und Finanzwerte je Gesellschaft